Privacyverklaring
Dit is de privacyverklaring van BV Exercitia ‘73, gevestigd te Eelde, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40045528, hierna te noemen: `de Vereniging`.
Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan; info@exercitia.nl.
Voor welk doel gebruiken wij uw persoonsgegevens?
In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoe lang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.
| Doel | Welke persoonsgegevens | Grondslag | Bewaartermijn | Ontvangers |
| Onderzoeken of u lid kan worden
en het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst. |
– Voornaam – Achternaam – Adres – Geboortedatum – Geboorteplaats – Telefoonnummer – E-mail adres |
Uitvoering van de overeenkomst | Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden | – ledenadministratie |
| Administratie | – Voornaam – Achternaam – Adres – Geboortedatum – Geboorteplaats – Telefoonnummer – E-mail adres – Bankgegevens – Betaalgegevens |
Uitvoering van de overeenkomst | Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.
M.u.v. het bestand met oud leden voor benadering van activiteiten van de Vereniging. |
– Belastingdienst – Penningmeester – Kascommissie |
| Het verrichten en versturen van aankopen | – Voornaam – Achternaam – Adres – Telefoonnummer – E-mail adres – (Kleding)maat – Bankgegevens – Betaalgegevens |
Uitvoering van de overeenkomst | Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. | – Leverancier – Vervoerder – Penningmeester |
| Versturen digitale berichten, waaronder nieuwsbrief. | – Voornaam – Achternaam – E-mailadres |
Uitvoering van de overeenkomst of toestemming | Zolang als men aangemeld is en oudleden met toestemming. | – E-marketingtools |
| Versturen berichten van derden, waaronder sponsoren. | – Voornaam – Achternaam – E-mailadres |
Toestemming | Zolang als men aangemeld is. | – Sponsoren – Andere verenigingen |
| Om onze digitale dienstverlening te verbeteren. | – Cookies (zie voor meer info onderwerp Cookies) – IP-gegevens |
Toestemming | Iedere keer dat onze website bezocht wordt. Deze gegevens worden zo snel als mogelijk geanonimiseerd. | – Webbeheerder – Analytics tools |
| Voor benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie, lustrum of bijzondere gebeurtenis. | – Voornaam – Achternaam – Adres – Telefoonnummer – E-mail adres |
Toestemming | Zolang als de toestemming niet is ingetrokken. | NVT |
Wat zijn cookies?
Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites – en welke pagina’s – door bezoekers worden bekeken.
Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft.
U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internet instellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.
Delen we gegevens met andere partijen?
Zonder uw toestemming verstrekt de Vereniging uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst die de Vereniging met u heeft, tenzij de Vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. In de tabel in het begin van de privacyverklaring treft u een overzicht aan van de situaties waarin persoonsgegevens aan derden worden verstrekt.
Welke rechten hebt u op basis van het verwerken van persoonsgegevens?
U hebt het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de Vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.
Hoe beveiliging we uw persoonsgegevens?
De Vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Verwerkt de Vereniging ook gegevens van minderjarigen?
De registratie van minderjarige doen wij als Vereniging alleen indien hiertoe expliciete toestemming voor is verkregen van ouder of voogd.
Geldt deze privacyverklaring ook voor links naar andere websites?
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De Vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.
Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen. De contactgegevens zijn op de website van de Vereniging te vinden of u contact opnemen met onderstaande:
Verantwoordelijke: Voorzitter Exercitia´73
E-mail: info@exercitia.nl
Hoe kan ik een klacht indienen?
Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Bijvoorbeeld omdat u vindt dat de Vereniging niet zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens? Of omdat u inzage of correctie heeft gevraagd van uw persoonsgegevens, maar u niet tevreden bent met de reactie?
Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wanneer geldt dit reglement?
Dit reglement gaat in op 25 mei 2018. Het geldt voor onbepaalde tijd.
De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.